Oordning på arbetsplatsen leder till en stor dos frustration men också ökade säkerhetsrisker och förlorad tid.
Med rätt förvaring – och med en effektiv japansk metod – kan du fokusera på att producera värde istället för att söka efter prylar, tillbehör och förbrukningsmaterial.
För många företag inom till exempel industrin är verktyg förstås en oumbärlig del av arbetet. Men detta gäller naturligtvis bara om du vet var verktygen, och alla viktiga tillbehör, finns när du behöver dem. Att hitta de nya klingorna till geringssågen imorgon gör knappast någon nytta idag.
– Faktum är att varje minut som ägnas åt att leta efter verktyg, tillbehör och förbrukningsmaterial på arbetsstationen är en minut som kunde ha gått åt till att skapa värde istället. Det kostar helt enkelt pengar att söka, och lönsamheten blir ännu mer lidande när man tvingas köpa nya saker i onödan, säger Malin Lindström, projektsäljare för industri på AJ Produkter.
Inspirerad av japanska fabriksgolv
För att lösa detta problem långsiktigt och systematiskt behövs två saker – en riktigt bra förvaringslösning och en metodik som hjälper dig att hålla ordning. Och vilken metod kan vara bättre än en som utvecklats av en stor japansk biltillverkare med det specifika målet att minska avfallet i produktionen? 5S-metoden består av fem steg:
1. Sortera – Inventera och fundera på när varje vara användes senast, vad den används till och hur ofta den används. Behåll bara de verktyg som verkligen behövs. Är något för gammalt eller rostigt? Släng – eller återvinn.
2. Systematisera – Organisera återstående verktyg på ett sätt som gör dem lättillgängliga och lätta att hitta. Märk hyllor, brickor och verktygstavlor med etiketter så att alla kan hitta dem bland förrådet.
3. Rengör – Håll arbetsplatsen och dess verktyg rena. Regelbunden rengöring hjälper till att upptäcka avvikelser och håller verktygen i gott skick.
4. Standardisera – Skapa rutiner, checklistor och scheman för att säkerställa att ordningen upprätthålls över tid. Dokumentera hur verktygsförvaringen ska se ut.
5. Skapa vana – Etablera goda arbetsvanor genom att kontinuerligt följa och förbättra de tidigare stegen. Se till att alla anställda är delaktiga i processen.
Ett av Malin Lindströms tips är att skapa zoner – som verktygen inte får lämna. Det kan till exempel vara runt en arbetsstation eller en yta dit du tar ditt arbete när verktyget behövs. På så sätt kommer verktyget naturligt att stanna i zonen och inte gå vilse.
Hon lyfter också fram att när man skapar ordning och reda får det utslagseffekter – hela flödet på arbetsplatsen förbättras, även utanför zonerna. Detta gör det i sin tur möjligt att producera snabbare och mer effektivt samt kortar ledtiderna för leveranser. Dessutom ökar redundansen, vilket ger bättre kapacitet och tillförlitlighet.
Samtidigt som du implementerar 5S-metoden är det dags att börja fundera på vilka förvaringslösningar som passar dina behov bäst. AJ Produkter har specialiserat sig på inrednings- och förvaringslösningar och Malin Lindström berättar att några av de mest populära lösningarna för att organisera verktygen är:
– Ett enkelt men effektivt tips är att märka brickor, lådor och hyllor – och självklart att använda rätt typ av förvaring. Detta minskar risken för att verktygen tappas bort och en bonus är att när du förvarar verktyg och maskiner på rätt sätt ökar deras livslängd, eftersom slitaget minskar.
En sjätte S för säkerheten
Malin Lindström tror också att det också kan vara klokt att lägga till ett sjätte S – som står för säkerhet. Att veta var verktygen finns – och inte finns – kan förbättra arbetsmiljön.
– När verktyg inte har en dedikerad plats är risken stor att de förvaras i allt-i-ett-kartonger eller sprids ut över arbetsytan. Det skapar en miljö där anställda lätt kan skada sig, antingen genom att rota i en låda full med vassa verktyg eller genom att snubbla över utspridda föremål.
Ett annat verktyg – i större skala – som kan minska risken för skador är att använda rätt lyftutrustning. Till exempel en staplare eller en saxtruck vid behov. Och det blir så klart smidigare på en snygg arbetsplats där saker och ting ligger på rätt plats.
Att investera i rätt lagringslösningar och implementera 5S-metoden handlar därför om att förbättra arbetsflödet, minska säkerhetsrisker och öka företagets lönsamhet, konstaterar Malin Lindström. Hon ger råd om att få med hela arbetsplatsen i arbetet – för att det ska bli framgångsrikt på längre sikt.
– Låt inte det här bli ett toppstyrt projekt. Om alla skriver under på förväntningarna blir resultatet bättre. Och glöm inte att det är personalen på golvet som har bäst insikt om var slöseriet sker – och vilka de största utmaningarna faktiskt är.
Artikeln är producerad av Brand Studio i samarbete med AJ Produkter och inte en artikel av hufvudstadsbladet
