Rätt plan kan sänka föreningens kostnader: “Kommer alla boende till del”
Underhållsplanen är ett viktigt verktyg för alla bostadsrättsföreningar, inte minst i dessa tider av ökade kostnader. Men hur kommer man fram till en bra underhållsplan – och vilka är de vanligaste och mest kostsamma misstagen? Här delar Stellan Björnlund, Riksbyggens expert på underhållsplanering, med sig av sina bästa råd.
EXTERN LÄNK: Så här kan Riksbyggen hjälpa dig Brf. Begär en kostnadsfri offert.
Att arbeta strukturerat med underhåll ger en rad fördelar jämfört med att släcka bränder när saker går sönder. Styrelsen får större möjligheter att lämna anbud och upphandla leverantörer, kan samordna insatser och minskar även störningarna för alla som bor och verkar i fastigheten. Välplanerat underhåll kan till och med leda till lägre försäkringspremier och minskade driftskostnader, konstaterar Stellan Björnlund.
– Det säger sig självt att det är bättre att underhålla taket än att byta ut det när fastigheten fått allvarliga vattenskador. Men många föreningar kanske tycker att till exempel tvättmaskinen – ja, den håller så länge den håller. Genom planerat underhåll ökar dock maskinens livslängd, reparationskostnaderna kan minska och det gynnar också alla boende att tvättstugan fungerar, säger han.
På Riksbyggen är underhållsplanering själva kärnan i den tekniska förvaltningen och de sköter underhållsplanering för cirka 2 000 bostadsrättsföreningar över hela landet. Planen är också ett viktigt budgetverktyg för ekonomistyrning och avgiftsplanering. Men då måste det sättas upp och skötas på rätt sätt.
Här är fem vanliga misstag som föreningar gör med sin underhållsplan – och hur de kan undvikas:
1. Ser renoveringar som engångsartiklar
– Det är lätt att se underhållsplanen som en åtgärdslista snarare än en cyklisk plan. Säg att du precis målat om fastighetens alla fönster – då är det mycket lätt att glömma fönstermålning i framtidsplanen. Men fönster behöver målas om och om igen, förklarar Stellan Björnlund.
Istället bör du tänka cykliskt. Om fönstren behöver målas vart tionde år ska 10 procent av kostnaden för målningen tas in via föreningens inkomst varje år.
2. Tänker inte tillräckligt långsiktigt
Exemplet med fönstren visar också vikten av att tänka riktigt långsiktigt.
– Många har en plan som sträcker sig fem eller tio år in i framtiden. Men även om det är 30 år kvar tills man ska genomföra ett ägarbyte i fastigheten så är det en stor kostnad som föreningen ska ta hand om fram till dess.
3. Underskattar omfattning och pris
Det är också vanligt att föreningar underskattar tid och kostnad för att genomföra olika renoveringar – samt projektets faktiska omfattning.
– Det gäller framför allt större renoveringar som ligger längre fram. Man gör en grov uppskattning och antar att det finns 200 fönster i föreningen – men i verkligheten är siffran 325 fönster. Det gör så klart stor skillnad på kostnaden, speciellt om man har gjort en lyckakalkyl i sin uppskattning av vad varje fönster kostar, säger Stellan Björnlund.
4. Att glömma att indexera kostnaderna
Även om du räknat ut antalet fönster rätt, och vet exakt vad det kostade förra gången, är det osannolikt att det priset kommer att gälla idag.
– Framför allt de senaste åren har kostnadsökningstakten varit hög. På ett 2018 års pris kanske du måste lägga till 30 procent idag – eller ännu mer. Byggtjänster och material har inte varit immuna mot inflation, snarare tvärtom. I de föreningar vi förvaltar görs indexuppdateringar av de beräknade framtida kostnaderna varje år, något du troligen missar om du arbetar i din egen excelfil.
5. Inkluderar inte allt
Stora och synliga ytor ingår ofta i underhållsplanerna för Sveriges BRF:er. Men ibland är det värre med det som döljer sig bakom väggarna, till exempel rörledningar eller kablage och annat som är lätt att missa.
– Vi börjar alltid vårt arbete med underhållsplaner med att inventera vilka komponenter och komponenter som finns, vilka olika material som finns och vilket skick dessa är i. Denna inventering ligger sedan till grund för din underhållsplan, förklarar Stellan Berglund.
Så arbetar Riksbyggen med underhållsplanen
En underhållsplan ska ange vad som ska underhållas, när det ska underhållas och vad det beräknas kosta. Men själva underhållsplanen måste också underhållas. Så här fungerar det på Riksbyggen:
1. Underhållsinspektion. Det löpande arbetet med underhållsplanen inleds med en årlig underhållsbesiktning. Riksbyggens handläggare kommer sedan överens om planen tillsammans med styrelsen:
• Vad gjorde vi förra året?
• Vad är tänkt att göras under det kommande året?
• Behöver något göras tidigare än förväntat?
• Kan vi försöka samordna åtgärder?
2. Uppdatering av underhållsplanen. Efter underhållsinspektionen uppdateras underhållsplanen. Ekonomicheferna och Riksbyggens tekniska chefer prioriterar utifrån föreningens ekonomi.
3. Bestäm och utför underhåll. Nu är det styrelsens uppgift att ta ställning till vilket underhåll som ska utföras under det kommande året. Riksbyggen hjälper sedan föreningen med utredning och planering, upphandling och val av entreprenör, produktionsfas samt färdigställande och garantihantering.
EXTERN LÄNK: Läs mer om underhållsplanering hos Riksbyggen
Här finns Riksbyggens fastighetsförvaltning – hitta ditt lokalkontor.
Artikeln är framtagen av Brand Studio i samarbete med Riksbyggen och inte en artikel av hufvudstadsbladet
