Appen som stoppar den vanliga tidstjuven och skapar värde för BRF
Extern länk: Läs mer om Mitt Boende-appen
Det administrativa arbetet i en BRF-styrelse är givetvis viktigt – men ofta också onödigt tidskrävande. Det menar Anna Rosén som är affärsutvecklare på bostadsutvecklaren och fastighetsförvaltaren Riksbyggen. Hon har själv suttit som Riksbyggens representant i flera BRF-styrelser och uppfattar att ledamöterna ibland är förberedda.
– Många känner med rätta att de bär ett tungt lass. Men det finns digitala lösningar som både förenklar och effektiviserar jobbet, säger hon.
Klassisk tidstjuv
En av de klassiska tidsslöserierna som Anna Rosén känner från sitt arbete med styrelserna är uthyrning av gemensamma utrymmen och lokaler, till exempel gästlägenheter och festlokaler. Många föreningar använder sig av komplicerade arrangemang som gör att styrelsen drar sig för att hyra ut i längden, även om det uppskattas av de boende och det finns extra pengar att tjäna.
– Det är inte ovanligt att till exempel utse någon i styrelsen som ska ta emot bokningsförfrågningar via mejl eller telefon och löpande sköta administrationen i kalkylblad. För att få in intäkter för bokningarna behöver sedan bokningsansvarig sammanställa informationen och se till att fakturor går ut till de boende, säger Anna Rosén.
Men den här administrationen brukar kosta mer i tid än vad den genererar i kronor. Ansvarig ska också vara medveten om om den som bokat faktiskt har använt lokalen – eller valt att avboka i sista stund.
– Sammantaget kan det kräva så mycket arbete för styrelsen att det tar tid från andra viktiga investeringar – eller att man väljer att inte hyra ut lokalen.
“Ingenting behöver administreras”
År 2022 lanserade Riksbyggen appen Mitt bødene för att förenkla arbetet i BRF:s styrelser. Det är gratis för de boende och kostar 225 kr per månad för föreningen.
En av föreningarna som använder Mitt Boende är Helsingborgshus 10, med över 200 lägenheter. Verktyget har sparat mycket tid för dem, särskilt när det kommer till att sköta uthyrningen av gemensamma utrymmen.
– I dag bokar de boende själva vår övernattningslägenhet, vårt mötesrum eller vårt partytält via Mitt Boende och kostnaden kommer från hyran. Inget av det behöver administreras av oss i styrelsen, säger Roland Härstedt, som varit ordförande i Helsingsborgshus 10 de senaste tio åren.
Bland annat får de boende direkt besked om de kan boka sina önskade dagar utan att behöva kontakta någon i styrelsen.
– På så sätt förbättras appen både för styrelsen och för de boende, säger Roland Härstedt.
Inga fler svarta hål
Appen har även flera andra funktioner utöver uthyrningsdelen. Invånarna kan till exempel göra felanmälan via appen, övervaka sin elförbrukning eller fråga sina grannar om någon har en borrmaskin att låna ut. Anna Rosén har också sett att appen kan förbättra dialogen mellan styrelsen och de boende.
– Ibland kan styrelser känna att de slänger information i ett svart hål när de mejlar invånare i sin förening eller lägger ut något på webben. Men i Mitt Boende-appen finns både en slags anslagstavla och en chattfunktion och styrelsen kan se exakt vilka lägenheter som har fått publicerad information, säger hon.
Kan locka fler till styrelsen
När Riksbyggen för två år sedan frågade invånare i ett antal föreningar vad som skulle få dem att engagera sig i sin styrelse, svarade 40 procent att de skulle göra det, om arbetet skedde digitalt.
– Det finns ett stort intresse för digitala verktyg och enligt min erfarenhet gör dessa lösningar styrelsearbetet roligare, vilket i sin tur lockar fler att engagera sig i huset. Så jag uppmanar alla förberedda BRF-styrelser att se hur de kan digitalisera sina processer – det är många arbetstimmar att spara, säger Anna Rosén.
Extern länk: Så här kan Riksbyggen hjälpa dig BRF. Begär en kostnadsfri offert
EXTERN LÄNK: Här finns Riksbyggens fastighetsförvaltning – hitta din plats.
Artikeln är framtagen av Brand Studio i samarbete med Riksbyggen och inte en artikel av hufvudstadsbladet
